23 maart 2018

Zelf boekhouden ZZP

Laatste update: 26-3-2018
-Algehele verheldering van de opzet

Het doel van deze website

Het doel van deze website is mijn kennis en informatie delen over hoe je als zzp'er zelf een balans en verlies & winst rekening kan maken waarmee je ook eenvoudig de belastingaangifte kan doen (omzetbelasting en inkomstenbelasting). Het doel is dus niet niet professioneel boekhouden maar gewoon praktisch.
Nadat ik een aantal keer geprobeerd had mijn administratie uit te besteden aan administratiekantoren kwam ik tot de conclusie dat ik het beter zelf kan doen.
Ik verloor het overzicht (in mijn financiën) en de opgeleverde balans en v&w rekeningen waren onbegrijpelijk. En vragen over de brei van cijfers, waren niet echt welkom.
Tijd om e.e.a. zelf te gaan doen.
Het geeft een fantastisch gevoel, zelf je eigen balans en V&W rekening maken en zelf de omzet- en inkomstenbelastingaangifte doen, het kan!

Uitgangspunten

  • Voorraadadministratie is niet van toepassing
  • 1x per jaar de balans en v&w rekening maken
  • 1x per jaar aangifte omzetbelasting doen 
  • Prive auto zakelijk rijden
  • Geen gebouwen (thuis werken)

De informatie op deze site

  •  is samengesteld op basis van mijn eigen ervaringen als ZZP’er in de interieurbouw
  •  kan onjuistheden bevatten
  •  wordt regelmatig aangevuld en verbeterd
  •  ontleent geen rechten

De stappen

  1. Wekelijks bijhouden van inkomsten en uitgaven
  2. Jaarlijks Balans en Verlies en winstrekening maken
  3. Jaarlijks Aangifte omzetbelasting doen
  4. Jaarlijks Aangifte inkomstenbelasting doen


Bijhouden van inkomsten en uitgaven

Houd gedurende het hele jaar wekelijks je zakelijke inkomsten en uitgaven bij, via bank en contant volgens onderstaande opzet en bij voorkeur in een spreadsheet. Als je deze opzet aanhoudt dan kan je straks relatief eenvoudig een balans en verlies en winstrekening maken die aansluit op het aangifteprogramma van de belastingdienst!
De totalen van onderstaande rubrieken worden straks, jaarlijks, verwerkt in je eigen boekhouding die je gaat maken met een gratis boekhoudprogramma! Bewaar ook alle bonnen en facturen, digitaal of op papier, ook brandstof- en onderhoudskosten van de (privé)auto.

Houd tevens wekelijks het aantal gewerkte uren bij! Dit is nodig om in aanmerking te kunnen komen voor diverse ondernemersaftrekken die bij het invullen van de aangifte inkomstenbelasting aan de orde komen.
  1. Inkomsten BTW 21% 
  2. Inkomsten BTW 0% 
  3. Storting uit prive 
  4. Inkopen BTW 21% 
  5. Inkopen BTW 0% 
  6. Inventaris >450€ 
  7. Ontrekking tbv prive 
  8. Afschrijvingen 
  9. Debiteuren openstaand 
  10. Debiteuren betaald 
  11. Te vorderen BTW priveauto 
  12. Kosten zakelijke km's priveauto

Inkomsten BTW 21%

Totaal Inkomsten + tegoeden (Debiteuren) met BTW 21%

Inkomsten BTW 0%

Totaal "Inkomsten" met BTW 0%. Dit komt in mijn geval alleen voor als ik een aankoop in het buitenland, waarop geen BTW berekend is, retour stuur. Is bij mij 1 keer voorgevallen daarom deze rubriek toch opgenomen.

Storting uit prive

Totaal van bedragen die je voor zakelijke doeleinden met prive geld betaald hebt, dus van de privebankrekening of uit je prive portemonnee. Bijvoorbeeld omdat je ergens in een winkel stond en betaalde omdat je alleen je privebankpas bij je had. Schrijf op deze bonnen erbij dat het met prive geld betaald is anders vergeet je dat later.

Inkopen BTW 21%

Totaal van Uitgaven met BTW 21%

Inkopen BTW 0%

Totaal van Uitgaven met BTW 0% , bijvoorbeeld gekocht materiaal in een ander EU land waarover je geen BTW betaald hebt.

Inventaris >450€

Houdt apart bij voor hoeveel je inventaris/machines koopt die duurder zijn dan 450€. Dit heeft te maken met afschrijven, zie volgend onderwerp. Dit tel je dus los van de Inkopen BTW 21% op.

Ontrekking t.b.v. prive

Totaal van bedragen incl. BTW die je van de zakelijke bankrekening of portemonnee voor privé gebruikt hebt, naar je priverekening hebt overgemaakt. Bijvoorbeeld voor huishouding.

Afschrijvingen

Het totaal van aangeschafte inventaris duurder van 450€. Deze kosten mag je niet in 1 keer ten laste van de winst brengen maar moet je over meerdere jaren afschrijven. Lees hier meer over afschrijvingen. Er zijn uitzonderingen dat je een aanschaf duurder dan 450€ wel in 1 keer (jaar) mag afschrijven voor startende ondernemers.

Debiteuren openstaand

Totaal van de verkopen waarvan je het geld nog niet binnen hebt op 31 december. Deze bedragen worden ook opgeteld bij Verkopen BTW 21% (dit boekjaar wordt er belasting over betaald)

Debiteuren betaald

Totaal van de openstaande debiteurenbedragen van vorig jaar die dit jaar betaald zijn.

Te vorderen BTW auto

Een priveauto zakelijk rijden. Dit bedrag is de betaalde BTW over brandstof en onderhoud op je auto, naar rato zakelijke kilometers. Dit komt ten laste van de winst waardoor je dus minder belasting betaalt! Deze kosten kunnen dus pas worden uitgerekend na 31 december. Hier staat een voorbeeld van de belastingdienst voor aftrekberekening met km-administratie en zonder km-administratie.

Kosten zakelijke km's priveauto

Een priveauto zakelijk rijden. Houd daarombij hoeveel km je zakelijk rijdt. Per gereden zakelijke kilometer kan je € 0,19 (2017) als kosten boeken waardoor je uiteindelijk dus minder belasting betaalt. Belastingdienst Gebruik privévervoermiddel



Balans en V&W rekening maken

Slechts één x per jaar op het einde van het jaar!
Om de belastingaangifte te kunnen doen dien je een Balans en Verlies&Winst rekening te maken/hebben. Je kan relatief eenvoudig zelf een Balans en Verlies&Winst rekening maken met het gratis boekhoudprogramma Speedbalance!  Dit is een spreadsheet-gebaseerd programma. Door daarin alleen je getotaliseerde jaar-bedragen (van je wekelijks bijgehouden inkomsten en uitgaven) over te nemen kan je de Balans en Verlies&Winst rekening eenvoudig uitdraaien en waarmee je dan je aangifte omzetbelasting en inkomstenbelasting zelf kan doen!

Begin met: Download en installeer Speedbalance

Download en installeer het gratis boekhoudprogramma Speedbalance. Bij het installeren van SB klik overal op Doorgaan. Start SB.
(Als je een foutmelding krijgt in windows 10 dat ext-ms-win-gdi-desktop-l1-1-0.dll ontbreekt dan kan je die file hier downloaden. Sla het bestand op in de Speedbalance hoofdmap C:\Program Files (x86)\Speedbalance60. Als windows meldt dat je niet de juiste (admin) machtigingen hebt sla het dan eerst in een andere map op en kopieer het dan naar de geneoemde map.)

Belangrijk: Wanneer je dit jaar voor het eerst bent begonnen met je ZZP activiteiten download en importeer dan ook dit rekeningenschema in Speedbalance, via Bestand -> Openen. Dit rekenschema matcht met de eerder genoemde rubrieken (Verkopen, Inkopen etc) EN het aangifte programma van de belastingdienst

Opmaken beginbalans

Ga in Speedbalance naar tabblad Rekeningen. Wanneer je dit jaar voor het eerst bent begonnen met je ZZP activiteiten vul dan bij ACTIVA 0 in, in de kolom [Opening EUR] 0 op alle regels met een Rekeningnr. Doe dit ook bij het Eigen vermogen onder PASSIVA. Verder alles leeglaten.

Heb je al een Speedbalance-boekhouding van het voorgaande jaar?
Maak dan een kopie van het .sba bestand van vorig jaar en geef het bestand een andere naam. Open SB met deze kopie. Verwijder op tabblad Transacties alle bedragen in de kolom Bedrag Euro. Verwijder op tabblad op tabblad Rekeningen alle bedragen in de kolom Opening Euro. Op tabblad Rekeningen hoeft dat verwijderen alleen voor de regels met een rekeningnr in kolom Rekening, de rest wordt automatisch naar 0 gezet.

ACTIVA invoeren. Voer nu op tabblad Rekeningen in de kolom [Opening EUR] de bedragen in uit je boekhouding van het vorige jaar die daar staan in de kolom Saldo EURO. Doe dit alleen voor de regels met een rekeningnr in kolom Rekening (de rest wordt automatisch gevuld).

PASSIVA invoeren. Vul bij PASSIVA in het nieuwe jaar bij Eigen Vermogen (regel met rekeningnr 040) in de kolom [Opening EUR] het bedrag (negatief) in dat in de boekhouding van vorig jaar staat bij Ondernemingsvermogen. Staan er onder Passiva nog meer bedragen neem dan ook die over in het nieuwe jaar behalve "Prive-storting", "Prive opname" en "Winst/verlies van balansrekening". Dit volgt later. Wat bijvoorbeeld wel moet worden overgenomen is Te betalen BTW!
De totalen van ACTIVA en PASSIVA van beide jaren zijn nu als het goed is gelijk!

TRANSACTIES invoeren. Nu kunnen de getotaliseerde jaarbedragen van inkomsten- en uitgaven (die je als het goed is wekelijks hebt bijgehouden) in SpeedBalance worden overgenomen op tabblad Transacties in dekolom Bedrag Euro.

SpeedBalance Transacties m.b.t. BTW bedragen

Als bovenstaande gedaan is kunnnen onderstaande BTW bedragen worden berekend en ook overgenomen in SB op tabblad transacties. Een eventueel relatief klein verschil wegwerken(?)

  1. Terug ontvangen BTW over het vorige jaar
  2. Afgedragen BTW over het vorige jaar
  3. Terug te ontvangen BTW ihkv de KOR
  4. Te vorderen BTW naar 0 brengen
  5. Automatische BTW naar 0 brengen

Terug ontvangen BTW over het vorige jaar
Dit is de eventueel terug ontvangen BTW over het vorige jaar. Het dient als opbrengst geboekt te worden. Het is (als het goed is) dit jaar door de belastingdienst teruggestort op je bankrekening

Afgedragen BTW over het vorige jaar
De betaalde BTW over het vorige jaar.

Terug te ontvangen BTW ihkv de KOR
Dit is een eventuele korting op te betalen BTW, dat je hier in dit jaar als "winst" dient te boeken, en wordt mogelijk toegepast bij de Omzetbelastingaangifte. Hier lees je hoe je de korting berekent, de KleineOndernemersRegeling. Je kan dit bedrag pas berekenen nadat je alle BTW-gerelateerde bedragen in Speedbalance verwerkt hebt! (behalve Te vorderen BTW naar 0 brengen en Automatische BTW naar 0 brengen, die komen hierna pas aan de orde).

Te vorderen BTW naar 0 brengen
Het hier in te vullen bedrag staat op tabblad Rekeningen bij rekeningnr 125 Te vorderen BTW bedrag. Mogelijk is deze 0. Deze transactie is samen met de volgende transactie bedoeld om te komen tot het af te dragen BTW bedrag voor dit boekjaar. Door beiden naar 0 te brengen zie je op tabblad rekeningen straks alleen nog maar het af te dragen BTW bedrag staan wat je  overneemt in de OB aangifte.

Automatische BTW naar 0 brengen
Boek hier het Automatische BTW bedrag dat in SB staat op tabblad Rekeningen met reknr 180. Deze transactie is samen met de voorgaande transactie bedoeld om te komen tot het af te dragen BTW bedrag voor dit boekjaar. Door beiden naar 0 te brengen zie je op tabblad rekeningen het af te dragen BTW bedrag staan (reknr 170) wat je straks overneemt in de OB aangifte.
Het bedrag dat nu in tabblad Rekeningen op rekening 170 Te betalen BTW staat ga je overmaken naar de belastingdienst via de OB aangifte. Deze rekening gaat volgend (boek)jaar pas naar 0 omdat pas dan de daadwerkelijke betaling wordt gedaan (zojuist  geboekt, zie hierboven, via transactie "Afgedragen BTW over het vorige jaar"

Speedbalance transactie  Verschil tussen bank saldo op 31 dec en de boekhouding

Transactie Verschil tussen banksaldo op 31 dec en de boekhouding

Nadat je alle boekingen van bank + kas gedaan hebt en er een klein verschil is op 31-12 tussen werkelijk en administratief (van bijv. paar tientjes) , dan boek je dat via deze transactie weg. Het administratieve bank+kas saldo staat op tabblad Rekening bij Rekeningnr 100 kolom [Saldo EUR]). Het werkelijke bank + kas saldo is het totaal van de jaaropgave van de bank + wat je in kas, portemonnaie hebt. Mogelijk dien je de rekeningnrs om te draaien in Speedbalance (te veel / te weinig op reknr 100).

Aangifte Omzetbelasting


De letters in de schermprints hieronder verwijzen via de opsomming onder de schermprint naar de rekeningen in Speedbalance. Niet alle rubrieken in de online btw aangifte komen hieronder aan de orde. Het betreft hier een eenvoudige aangifte maar wel met inkopen met btw 0% (bijv. inkopen uit andere EU landen).

A Omzet 21% 
Staat in Speedbalance tabblad Transacties, regel Verkopen BTW 21% kolom Bedrag Euro

B BTW bedrag Omzet 21% 
Staat in Speedbalance tabblad Transacties, regel Verkopen BTW 21% kolom BTWgeboekt.


C Inkopen BTW0%
Staat in Speedbalance tabblad Transacties, regel Inkopen BTW 0% kolom Bedrag Euro

D Omzetbelasting BTW0%
Zelf berekenen. 21% van C. Deze btw wordt er bij de volgende rubriek/onderdeel weer afgetrokken waardoor je per saldo de geen BTW betaald.


E Het totaal van de voorbelastingen
Zelf  optellen: Speedbalance tabblad Transacties, regel Inkopen BTW 21% kolom BTW geboekt + Te vorderen BTW auto kolom Euro + BTW over inkopen EU 0% handmatig berekend (zie rubriek 4b)

F Korting KOR
Zelf berekenen: KleineOndernemersRegeling. Formule = 2,5 * (1883€ - 5c). 1883€ is een gegeven van de belastingdienst!

Dat was het, op akkoord drukken en verzenden.

Aangifte inkomstenbelasting

Draai nu in Speedbalance de Balans en Verlies&Winst rekening uit via Rapporten -> Uitgebeide balans OP GROEPEN. Deze wordt gebruikt om de inkomstenbelastingaangifte te doen!

Via deze link kan je naar de online belastingaangifte

De letters in de schermprints hieronder verwijzen via de opsomming onder de schermprint naar de rekeningen in de uitgedraaide Balans en Verlies&Winst rekening.

Niet alle in te vullen rubrieken in de aangfite staan ook op deze balans en verlies&winst rekening. Sommige moeten nog berekend worden zoals de zelfstandigenaftrek.



A Netto-omzet op de V&W rekening
B Inkoopprijs van de verkopen op de V&W rekening
C Afschrijving op machines en installaties op de V&W rekening
D Auto- en transportkosten op de V&W rekening
E Overige buitengewone baten BTW-voordeel ivm KOR op de V&W rekening.  



F Machines en installaties en computers (>450€). Klik open en vul in Aanschafwaarde, boekwaarde op 31 december dit jaar en de restwaarde. Op de Balans
G Liquide geld (bank + kas) . Op de Balans



H Eigen vermogen excl. winst/verlies. Op de Balans
Ondernemingsvermogen. Op de Balans
J Te betalen BTW (dit bedrag is de OB aangifte). Op de Balans. Klik deze rubriek open en vult de OB 2x in, bij Schuld OB en bij Schuld OB dit boekjaar.



K Prive opname. Op de Balans
L Prive stortingen. Op de Balans



M Deze zou je moeten berekenen. Zelfstandigenaftreken en niet-gerealiseerde zelfstandigenaftrek voorgaande jaren.

Dat was het. De verdere invulling van de inkomstenbelasting aangifte is specifiek voor je eigen situatie. Misschien kan je met de informatie op deze website nu ook zelf je administratie en belastingaangifte doen. Succes!



Fiscale voordelen voor de zzp'er

Hieronder nog een opsomming van diverse fiscale voordelen waar je mogelijk gebruik van kan maken. Er staat bij vermeld waar je ze moet verwerken, je boekhouding en/of de omzetbelastingaangifte en/of inkomstenbelastingaangifte.

KleineOndernemersRegelingKorting op de af te dragen BTW
Korting op af te dragen BTW
Handmatig berekenen
Verwerken in de BTW-Aangifte en je eigen boekhouding

Kosten Priveauto
Mag je aftrekken van de winst waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt.
Handmatig berekenen
Verwerken in je eigen boekhouding

BTW aftrek priveauto
Korting op de af te dragen BTW
Handmatig berekenen
Verwerken in je eigen boekhouding

Kleinschaligheids Investering Aftrek
Mag je aftrekken van de winst waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt
Automatisch in de Inkomstenbelsdtingaangifte (indien van toepassing komt dit vanzelf naar boven in de vragen van de aangifte).

MKB-Vrijstelling
Mag je aftrekken van de winst waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt
Automatisch in de Inkomstenbelsdtingaangifte (indien van toepassing komt dit vanzelf naar boven in de vragen van de aangifte).

Zelfstandigenaftreken en niet-gerealiseerde zelfstandigenaftrekvoorgaande jaren
Mag je aftrekken van de winst waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt
Automatisch in de Inkomstenbelsatingaangifte (indien van toepassing komt dit vanzelf naar boven in de vragen van de aangifte).

Startersaftrek
Mag je aftrekken van de winst waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt
Automatisch in de Inkomstenbelsdtingaangifte (indien van toepassing komt dit vanzelf naar boven in de vragen van de aangifte).

Meewerkaftrek
Mag je aftrekken van de winst waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt
Automatisch in de Inkomstenbelsdtingaangifte (indien van toepassing komt dit vanzelf naar boven in de vragen van de aangifte).

Speur- en ontwikkelingswerk
Mag je aftrekken van de winst waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt
Automatisch in de Inkomstenbelsdtingaangifte (indien van toepassing komt dit vanzelf naar boven in de vragen van de aangifte).