23 maart 2018

Zelf boekhouden ZZP

Laatste update: 26-3-2018
-Algehele verheldering van de opzet tekst

Het doel van deze website

Het doel van deze website is mijn kennis en informatie delen over hoe je als zzp'er zelf een balans en verlies & winst rekening kan maken waarmee je ook eenvoudig de belastingaangifte kan doen (omzetbelasting en inkomstenbelasting). Het doel is dus niet niet professioneel boekhouden maar gewoon praktisch.
Nadat ik een aantal keer geprobeerd had mijn administratie uit te besteden kwam ik tot de conclusie dat ik het beter zelf kon doen.
Ik verloor het overzicht (in mijn financiën) en de opgeleverde balans en v&w rekeningen waren onbegrijpelijk. En vragen over de brei van cijfers, waren niet echt welkom. Dat is ergens wel begrijpelijk wanneer het allemaal niet te veel mag kosten. Maar om vervolgens dan ook nog de vertaalslag te maken van balans en v&w rekening naar de belastingaangifte werd helemaal ondoenlijk en moest ik dan ook weer uitbesteden. Ik had het gevoel aan de goden overgeleverd te zijn.
Tijd om e.e.a. zelf te gaan doen.
Nu kan ik zeggen dat het een fantastisch gevoel geeft het allemaal zelf te kunnen doen! De balans en V&W rekening maken en de omzet- en inkomstenbelastingaangifte, het kan!

Uitgangspunten bij de hier beschreven aanpak

  • Wekelijks bijhouden (registreren) van inkomsten en uitgaven, met bonnen en facturen.
  • Totaaltellingen bijhouden per soort inkomst en soort uitgave.
  • Er wordt geen voorraadadministratie bijgehouden
  • Slechts 1x per jaar de boekhouding opmaken (en uitdraaien van de balans en v&w rekening)
  • Slechts 1x per jaar aangifte omzetbelasting doen (niet elk kwartaal)
  • Prive auto zakelijk gebruiken
  • Geen gebouwen (thuis werken)

De informatie op deze site

  •  is samengesteld op basis van mijn eigen ervaringen als ZZP’er in de interieurbouw
  •  kan onjuistheden bevatten
  •  wordt regelmatig aangevuld en verbeterd
  •  ontleent geen rechten



De stappen

  1. Bijhouden van inkomsten en uitgaven
  2. Balans en Verlies en winstrekening maken
  3. Aangifte omzetbelasting doen
  4. Aangifte inkomstenbelasting doen

Bijhouden van inkomsten en uitgaven


Houd gedurende het hele jaar wekelijks je zakelijke inkomsten en uitgaven bij, bank en contant. Dat wil zeggen, totaliseer je inkomsten en uitgaven gegroepeerd naar de soorten inkomsten en uitgaven, hieronder opgesomd. Deze totalen worden later, als het jaar voorbij is, verwerkt een jaarlijkse boekhouding. Het is dus handig om deze bedragen wekelijks bijvoorbeeld in een spreadsheet bij te houden. Bewaar wel alle bonnen en facturen, digitaal of op papier. Ook brandstof- en onderhoudskosten van de (privé)auto.

Houd ook wekelijks het aantal gewerkte uren bij! Dit is nodig om in aanmerking te kunnen komen voor diverse ondernemersaftrekken die bij het invullen van de aangifte inkomstenbelasting aan de orde komen.
  1. Verkopen BTW 21% 
  2. Inkopen BTW 21% 
  3. Inkopen BTW 0% 
  4. Inventaris >450€ 
  5. Afschrijvingen 
  6. Debiteuren openstaand 
  7. Debiteuren betaald 
  8. Storting uit prive 
  9. Ontrekking tbv prive 
  10. Te vorderen BTW priveauto 
  11. Kosten zakelijke km's priveauto

Verkopen BTW 21%

Totaal Inkomsten + tegoeden (Debiteuren) met BTW 21%

Inkopen BTW 21%

Totaal van Uitgaven met BTW 21%

Inkopen BTW 0%

Totaal van Uitgaven met BTW 0% , bijvoorbeeld gekocht materiaal in een ander EU land waarover je geen BTW betaald hebt.

Inventaris >450€

Houdt apart bij voor hoeveel je inventaris/machines koopt die duurder zijn dan 450€. Dit heeft te maken met afschrijven, zie volgend onderwerp. Dit tel je dus los van de Inkopen BTW 21% op.

Afschrijvingen

Het totaal van aangeschafte inventaris duurder van 450€. Deze kosten mag je niet in 1 keer ten laste van de winst brengen maar moet je over meerdere jaren afschrijven. Lees hier meer over afschrijvingen. Er zijn uitzonderingen dat je een aanschaf duurder dan 450€ wel in 1 keer (jaar) mag afschrijven voor startende ondernemers.

Debiteuren openstaand

Totaal van de verkopen waarvan je het geld nog niet binnen hebt op 31 december. Deze bedragen worden ook opgeteld bij Verkopen BTW 21% (dit boekjaar wordt er belasting over betaald)

Debiteuren betaald

Totaal van de openstaande debiteurenbedragen van vorig jaar die dit jaar betaald zijn.

Storting uit prive

Totaal van bedragen die je voor zakelijke doeleinden met prive geld betaald hebt, dus van de privebankrekening of uit je prive portemonnee. Bijvoorbeeld omdat je ergens in een winkel stond en betaalde omdat je alleen je privebankpas bij je had. Schrijf op deze bonnen erbij dat het met prive geld betaald is anders vergeet je dat later.

Ontrekking t.b.v. prive

Totaal van bedragen incl. BTW die je van de zakelijke bankrekening of portemonnee voor privé gebruikt hebt, naar je priverekening hebt overgemaakt. Bijvoorbeeld voor huishouding.

Te vorderen BTW auto

Een priveauto zakelijk rijden. Dit bedrag is de betaalde BTW over brandstof en onderhoud op je auto, naar rato zakelijke kilometers. Dit komt ten laste van de winst waardoor je dus minder belasting betaalt! Deze kosten kunnen dus pas worden uitgerekend na 31 december. Hier staat een voorbeeld van de belastingdienst voor aftrekberekening met km-administratie en zonder km-administratie.

Kosten zakelijke km's priveauto

Een priveauto zakelijk rijden. Houd daarombij hoeveel km je zakelijk rijdt. Per gereden zakelijke kilometer kan je € 0,19 (2017) als kosten boeken waardoor je uiteindelijk dus minder belasting betaalt. Belastingdienst Gebruik privévervoermiddel



Balans en V&W rekening maken

Slechts één x per jaar op het einde van het jaar!
Om de belastingaangifte te kunnen doen dien je een Balans en Verlies&Winst rekening te maken/hebben. Het valt niet mee om zelf een Balans en Verlies&Winst rekening te maken maar als je het gratis boekhoudprogramma Speedbalance gebruikt is het goed zelf te doen!  Dit is een spreadsheetachtig programma. Door in dat programma alleen je getotaliseerde bedragen in te vullen op het einde van het jaar kan je relatief eenvoudig de Balans en Verlies&Winst rekening uitdraaien waarmee je vervolgens de aangifte omzetbelasting en inkomstenbelasting kan doen!

Download en installeer Speedbalance

Download en installeer het gratis boekhoudprogramma Speedbalance. Bij het installeren van SB klik overal op Doorgaan. Start SB.
(Als je een foutmelding krijgt in windows 10 dat ext-ms-win-gdi-desktop-l1-1-0.dll ontbreekt dan kan je die file hier downloaden. Sla het bestand op in de Speedbalance hoofdmap C:\Program Files (x86)\Speedbalance60. Als windows meldt dat je niet de juiste (admin) machtigingen hebt sla het dan eerst in een andere map op en kopieer het dan naar die map.)

Download en importeer nu ook dit rekeningenschema in Speedbalance, via Bestand -> Openen.

Opmaken beginbalans

Ga in Speedbalance naar tabblad Rekeningen. Wanneer je dit jaar ben begonnen met ZZP activiteiten vul dan bij ACTIVA op de regels met een Rekeningnr (in de kolom Rekening) in de kolom [Opening EUR] 0 in. Doe dit ook bij het Eigen vermogen onder PASSIVA. Verder alles leeglaten.

Heb je al een Speedbalance-boekhouding van het voorgaande jaar?
Maak dan een kopie van het .sba bestand van vorig jaar en geef het bestand een andere naam. Open SB met deze kopie. Verwijder op tabblad Transacties alle bedragen in de kolom Bedrag Euro en op tabblad Rekeningen alle bedragen in de kolom Opening Euro. Op tabblad Rekeningen hoeft dat verwijderen alleen voor de regels met een rekeningnr in kolom Rekening, de rest wordt automatisch naar 0 gezet. 
ACTIVA. Voer nu op tabblad Rekeningen in de kolom [Opening EUR] de bedragen in uit boekhouding van het vorige jaar in de kolom Saldo EURO. Doe dit alleen voor de regels met een rekeningnr in kolom Rekening (de rest wordt automatisch gevuld).
PASSIVA. Vul bij PASSIVA in het nieuwe jaar bij Eigen Vermogen (regel met rekeningnr 040) het bedrag in dat in de boekhouding van vorig jaar staat bij Ondernemingsvermogen. Staan er onder Passiva nog meer bedragen neem dan ook die over in het nieuwe jaar behalve "Prive-storting", "Prive opname" en "Winst/verlies van balansrekening". Wat bijvoorbeeld wel moet worden overgenomen is Te betalen BTW!

De totalen van Activa en Passiva van eind vorig jaar zijn nu als het goed is gelijk aan die van het begin dit jaar.
Als de beginbalans klaar is kunnen de getotaliseerde bedragen van inkomsten- en uitgaven (vorige paragraaf) ingevuld worden op tabblad Transacties in SB. Daarna kunnnen onderstaande BTW gerelateerde bedragen worden berekend ook overgenomen in SB op tabblad transacties. En een eventueel relatief klein verschil wegwerken.


  1. Terug ontvangen BTW over het vorige jaar
  2. Afgedragen BTW over het vorige jaar
  3. Terug te ontvangen BTW ihkv de KOR
  4. Te vorderen BTW naar 0 brengen
  5. Automatische BTW naar 0 brengen
  6. Verschil bank+kas / tabblad Rekeningen vs. werkelijk


Terug ontvangen BTW over het vorige jaar
Dit is de eventueel terug ontvangen BTW over het vorige jaar. Het dient als opbrengst geboekt te worden. Het is (als het goed is) dit jaar door de belastingdienst teruggestort op je bankrekening

Afgedragen BTW over het vorige jaar
De betaalde BTW over het vorige jaar.

Terug te ontvangen BTW ihkv de KOR
Dit is een eventuele korting op te betalen BTW en wordt eventueel toegepast bij de Omzetbelastingaangifte. Je kan dit bedrag pas berekenen nadat je alle BTW-gerelateerde bedragen in Speedbalance verwerkt hebt! Hier lees je hoe je de korting berekent, de KleineOndernemersRegeling. Dat voordeel dien je dan wel in hetzelfde boekjaar ook als "opbrengst" te boeken (omdat je meer winst hebt) en dat voordeel boek je met deze transactie. Het is op de balans die straks wordt uitgedraaid bij de Opbrengsten in.

Te vorderen BTW naar 0 brengen
Het hier in te vullen bedrag staat op tabblad Rekeningen bij rekeningnr 125 Te vorderen BTW bedrag. Deze transactie is samen met de volgende transactie bedoeld om te komen tot het af te dragen BTW bedrag voor dit boekjaar. Door beiden naar 0 te brengen zie je op tabblad rekeningen straks alleen nog maar het af te dragen BTW bedrag staan wat je straks overneemt in de OB aangifte.

Automatische BTW naar 0 brengen
Boek hier het Automatische BTW bedrag dat in SB staat op tabblad Rekeningen met reknr 180. Deze transactie is samen met de voorgaande transactie bedoeld om te komen tot het af te dragen BTW bedrag voor dit boekjaar. Door beiden naar 0 te brengen zie je op tabblad rekeningen het af te dragen BTW bedrag staan wat je straks overneemt in de OB aangifte.
Het bedrag dat nu in tabblad Rekeningen op rekening 170 Te betalen BTW staat ga je overmaken naar de belastingdienst via de OB aangifte. Deze rekening gaat volgend (boek)jaar pas naar 0 omdat pas dan de daadwerkelijke betaling wordt gedaan.

Verschil einde jaar bank+kas werkelijk vs. administratie
Nadat je alle boekingen mbt bank + kas gedaan hebt en er een klein verschil is tussen werkelijk en administratief (van bijv. paar tientjes) op 31-12, dan boek je dat via deze transactie weg. Het administratieve bank+kas saldo staat op tabblad Rekening bij Rekeningnr 100 kolom [Saldo EUR]). Het werkelijke bank + kas saldo is het totaal van de jaaropgave van de bank + wat je in kas + portemonnee hebt.

Aangifte Omzetbelasting


De letters in de schermprints hieronder verwijzen via de opsomming onder de schermprint naar de rekeningen in Speedbalance. Niet alle rubrieken in de online btw aangifte komen hieronder aan de orde. Het betreft hier een eenvoudige aangifte maar wel met inkopen met btw 0% (bijv. inkopen uit andere EU landen).

A Omzet 21% 
Staat in Speedbalance tabblad Transacties, regel Verkopen BTW 21% kolom Bedrag Euro

B BTW bedrag Omzet 21% 
Staat in Speedbalance tabblad Transacties, regel Verkopen BTW 21% kolom BTWgeboekt.


C Inkopen BTW0%
Staat in Speedbalance tabblad Transacties, regel Inkopen BTW 0% kolom Bedrag Euro

D Omzetbelasting BTW0%
Zelf berekenen. 21% van C. Deze btw wordt er bij de volgende rubriek/onderdeel weer afgetrokken waardoor je per saldo de geen BTW betaald.


E Het totaal van de voorbelastingen
Zelf  optellen: Speedbalance tabblad Transacties, regel Inkopen BTW 21% kolom BTW geboekt + Te vorderen BTW auto kolom Euro + BTW over inkopen EU 0% handmatig berekend (zie rubriek 4b)

F Korting KOR
Zelf berekenen: KleineOndernemersRegeling. Formule = 2,5 * (1883€ - 5c). 1883€ is een gegeven van de belastingdienst!

Dat was het, op akkoord drukken en verzenden.

Aangifte inkomstenbelasting

Draai nu in Speedbalance de Balans en Verlies&Winst rekening uit via Rapporten -> Uitgebeide balans OP GROEPEN. Deze wordt gebruikt om de inkomstenbelastingaangifte te doen!

Via deze link kan je naar de online belastingaangifte

De letters in de schermprints hieronder verwijzen via de opsomming onder de schermprint naar de rekeningen in de uitgedraaide Balans en Verlies&Winst rekening.

Niet alle in te vullen rubrieken in de aangfite staan ook op deze balans en verlies&winst rekening. Sommige moeten nog berekend worden zoals de zelfstandigenaftrek.



A Netto-omzet op de V&W rekening
B Inkoopprijs van de verkopen op de V&W rekening
C Afschrijving op machines en installaties op de V&W rekening
D Auto- en transportkosten op de V&W rekening
E Overige buitengewone baten BTW-voordeel ivm KOR op de V&W rekening.  



F Machines en installaties en computers (>450€). Klik open en vul in Aanschafwaarde, boekwaarde op 31 december dit jaar en de restwaarde. Op de Balans
G Liquide geld (bank + kas) . Op de Balans



H Eigen vermogen excl. winst/verlies. Op de Balans
Ondernemingsvermogen. Op de Balans
J Te betalen BTW (dit bedrag is de OB aangifte). Op de Balans. Klik deze rubriek open en vult de OB 2x in, bij Schuld OB en bij Schuld OB dit boekjaar.



K Prive opname. Op de Balans
L Prive stortingen. Op de Balans



M Deze zou je moeten berekenen. Zelfstandigenaftreken en niet-gerealiseerde zelfstandigenaftrek voorgaande jaren.

Dat was het. De verdere invulling van de inkomstenbelasting aangifte is specifiek voor je eigen situatie. Misschien kan je met de informatie op deze website nu ook zelf je administratie en belastingaangifte doen. Succes!



Fiscale voordelen voor de zzp'er

Hieronder nog een opsomming van diverse fiscale voordelen waar je mogelijk gebruik van kan maken. Er staat bij vermeld waar je ze moet verwerken, je boekhouding en/of de omzetbelastingaangifte en/of inkomstenbelastingaangifte.

KleineOndernemersRegelingKorting op de af te dragen BTW
Korting op af te dragen BTW
Handmatig berekenen
Verwerken in de BTW-Aangifte en je eigen boekhouding

Kosten Priveauto
Mag je aftrekken van de winst waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt.
Handmatig berekenen
Verwerken in je eigen boekhouding

BTW aftrek priveauto
Korting op de af te dragen BTW
Handmatig berekenen
Verwerken in je eigen boekhouding

Kleinschaligheids Investering Aftrek
Mag je aftrekken van de winst waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt
Automatisch in de Inkomstenbelsdtingaangifte (indien van toepassing komt dit vanzelf naar boven in de vragen van de aangifte).

MKB-Vrijstelling
Mag je aftrekken van de winst waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt
Automatisch in de Inkomstenbelsdtingaangifte (indien van toepassing komt dit vanzelf naar boven in de vragen van de aangifte).

Zelfstandigenaftreken en niet-gerealiseerde zelfstandigenaftrekvoorgaande jaren
Mag je aftrekken van de winst waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt
Automatisch in de Inkomstenbelsatingaangifte (indien van toepassing komt dit vanzelf naar boven in de vragen van de aangifte).

Startersaftrek
Mag je aftrekken van de winst waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt
Automatisch in de Inkomstenbelsdtingaangifte (indien van toepassing komt dit vanzelf naar boven in de vragen van de aangifte).

Meewerkaftrek
Mag je aftrekken van de winst waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt
Automatisch in de Inkomstenbelsdtingaangifte (indien van toepassing komt dit vanzelf naar boven in de vragen van de aangifte).

Speur- en ontwikkelingswerk
Mag je aftrekken van de winst waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt
Automatisch in de Inkomstenbelsdtingaangifte (indien van toepassing komt dit vanzelf naar boven in de vragen van de aangifte).

1 opmerking:

Zelf boekhouden ZZP zei

You are my hero! Na verschillende dagen/weken bezig geweest te zijn om de IB goed in te vullen (kreeg die balans maar niet gelijk) en het raadplegen van meerdere forums zocht ik een laatste maal in de zoekmachine en kwam op deze pagina uit. Net ff uitgeprobeerd met de data die ik in een eigen Excel en SpeedBalance heb zitten en waarempel.... Nu weet ik tenminste (bijna goed) waar ik alles moet/kan invullen. En het klopt ook nog ook volgens mijn berekeningen. Thumbs up! eh... Two thumbs up!!! Hopelijk vinden anderen met hetzelfde probleem snel deze site! op Jaarlijks